Проверка ценности документа — это процесс определения исторической, научной, культурной или иной значимости документа в соответствии с установленными критериями. Выполняется организация экспертизы документов , когда необходимо определить срок хранения документа.
Зачем изучать ценность документов
Вся деятельность предприятия, каждая бизнес-операция, каждое организационное изменение или корректировка процесса осуществляются на основе документов. Правильно оформленный документ со всеми реквизитами, установленными для него типовой формой или ГОСТ Р 7.0.97-2016, является подтверждением юридической значимости его содержания. Поэтому по окончании календарного года все документы в организации формируют дело по утвержденной номенклатуре и хранятся в архиве предприятия.
Каждый документ заносится во внутренний чек-лист и вклеивается в дело с указанием обязательного срока хранения. Этот период времени зависит от цели документа, его содержания, ценности изложенных в нем сведений и его практической значимости.
Соответственно по сроку хранения файлы бывают: кратковременного хранения (в течение 10 лет); длительного хранения (более 10 лет); постоянного хранения (навсегда). Условия хранения разных видов документов определяются Федеральным указом «Перечень типовых административных архивных документов, возникающих в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием условий их хранения» № 236 от 20 декабря 2019 г. Управление архивов.
