Выбор конференц-зала

Планирование проведения тренингов, семинаров, всегда доставляет массу хлопот и времени. Правильно организованное мероприятие гарантирует успех деловой встречи. В первую очередь стоит со всей серьезности подойти к выбору помещения. Правильным решением будет аренда конференц-зала. Подобрать тут можно вариант нужной локации. Обязательным моментом является оснащение помещения нужной техникой, удобное месторасположение. 

Оформление залов    

Перед выбором помещения необходимо четко понимать цели мероприятия. Каждое событие требует определенного оборудования, мебельной расстановки. В зависимости тематики и формата, площадки бывают следующего оформления:

• вместительный зал, оснащенный акустической аппаратурой; 

• для серьезных симпозиумов, конференций выбирается помещение классического сдержанного стиля без лишних предметов;

• для проведения неформатных тренингов подойдут залы в яркой цветовой палитре. 

Место под доклад должно просматриваться с любого участка. Необходимо до начала события позаботиться о размещении информационного контента. Материал легче воспринимается, когда все расположено удобно.

Техническая сторона

Обязательным условием является обеспечение присутствующих комфортными условиями. Решение таких задач с помощью освещения, наличия системы кондиционирования, отопительными приборами в холодный период. Также может понадобится трибуна для выступлений, обязательны микрофоны. Устройства могут быть беспроводными, что позволит свободно спикеру перемещаться по площади. 

Особое внимание уделяется качественному звуку и изображению. Для этих целей используют:

• мониторы, компьютерная техника, усилители, видеоаппаратура;

• проекторы;

• интерактивные доски;

• дополнительные устройства. 

Перед тем, как арендовать помещение, заранее оговариваются технические аспекты с администрацией.  Возможно понадобится в процессе замена аппаратуры, поэтом об этом тоже нужно позаботиться. Стоит правильно разместить посадочные места, чтобы стульев хватало всем. В случае их можно было убрать или добавить.

Оптимальное месторасположение 

Лучше выбирать зал в центре города. Гостям и участникам конференции должно быть удобно добираться к месту локации, не тратя время на пробки. Важно учитывать будний день или выходной выпадает на дату проведения мероприятия. Ведь в эти дни может быть большая загруженность транспорта. Удобство транспортной развязки. 

Если в семинаре или презентации планируется участие людей из разных населенных пунктов, можно подумать о конференц–зале, находящемся в гостинице. Это позволит комфортно их поселить в отеле. Также иногда для гостей предусматривается услуга трансфера. В любом случае стоит выбирать помещение с учетом количества приглашенных.